كيفية ضغط الصور في PowerPoint وWord وExcel لتقليل حجم الملف

هذه الخطوات لإصدارات PowerPoint الحالية ضمن Microsoft 365 وPowerPoint 2021 و2024. في الإصدارات الأقدم تظهر علامة التبويب باسم تنسيق تحت أدوات الصورة، لكن الزر ومربع الحوار متطابقان.

1. انقر أي صورة في الشريحة لتظهر علامة التبويب تنسيق الصورة على الشريط. إن لم تظهر، فانقر الصورة نقراً مزدوجاً.
2. في علامة التبويب تنسيق الصورة، انقر ضغط الصور في المجموعة ضبط. على الشاشات الضيقة قد يظهر الزر أيقونةً صغيرة دون اسم.
3. لضغط كل صور العرض التقديمي، ألغِ تحديد تطبيق على هذه الصورة فقط. واتركه محدداً إن أردت تغيير الصورة المحددة وحدها.
4. أبقِ حذف مساحات مقتصة للصور محدداً، إلا إذا كنت قد ترغب في التراجع عن الاقتصاص لاحقاً (راجع حذف المساحات المقتصة).
5. اختر أحد الخيارات تحت الدقة. خيار ويب (150 ppi) يناسب معظم العروض التي تُعرض على شاشة أو جهاز إسقاط.
6. انقر موافق ثم احفظ الملف. استخدم ملف ← حفظ باسم باسم جديد إن أردت مقارنة الحجمين.

يوفر PowerPoint لنظام ماك الميزة نفسها بمربع حوار مختلف قليلاً، ومعها أمر في قائمة ملف يضغط كل الصور دفعة واحدة دون الحاجة إلى تحديد صورة أولاً.

1. لضغط كل الصور اختر ملف ← ضغط الصور. ولضغط بعضها فقط، حددها مع الضغط على مفتاح Shift، ثم انقر ضغط الصور في علامة التبويب تنسيق الصورة.
2. اختر خياراً من قائمة جودة الصورة. تُعرض الخيارات من الدقة الأعلى إلى الأدنى، كما في نسخة ويندوز.
3. حدد حذف مساحات مقتصة للصور إذا انتهيت من الاقتصاص.
4. اختر الصور المحددة فقط أو كل الصور الموجودة في هذا الملف، ثم انقر موافق واحفظ العرض التقديمي.

يستخدم Word وExcel الأمر نفسه في المكان نفسه: حدد صورة، وافتح علامة التبويب تنسيق الصورة، وانقر ضغط الصور. مربع الحوار وخيارات الدقة وخانة تطبيق على هذه الصورة فقط تعمل تماماً كما في PowerPoint، وعلى ماك تجد ملف ← ضغط الصور أيضاً.

وعلى ويندوز طريق ثانٍ يضغط كل الصور أثناء الحفظ: اختر ملف ← حفظ باسم، وافتح مربع الحفظ الكامل (عبر استعراض أو خيارات إضافية بحسب الإصدار)، ثم انقر أدوات بجوار زر الحفظ واختر ضغط الصور. هذه الطريقة مفيدة في مستندات Word الطويلة التي يصعب فيها العثور على صورة وتحديدها.

فرقان مهمان عملياً: الصور في Word تكون غالباً داخل عمود النص، وعرضه نحو 16 سم في صفحة A4 بهوامش 2.54 سم، فتحتاج إلى بكسلات أقل بكثير من صورة تملأ شريحة كاملة. وفي Excel تتراكم لقطات الشاشة الملصقة في المصنف بسرعة، فاضغطها قبل إرسال الملف بالبريد.

يقيس Office الدقة بعدد البكسلات في البوصة (ppi) عند الحجم الذي تظهر به الصورة في الشريحة أو الصفحة، لا بحجمها الأصلي. صورة معروضة بعرض 5 بوصات (نحو 12.7 سم) ومضغوطة بدقة 150 ppi يبقى عرضها نحو 750 بكسل، حتى لو كان 4000 بكسل في الأصل. لذلك اضبط الحجم النهائي لصورك قبل الضغط؛ فإن كبّرت الصورة بعد ضغطها ستبدو باهتة.

يوضح الجدول ما يعنيه كل خيار لصورة تملأ عرض شريحة قياسية بنسبة 16:9 (33.87 سم، أي 13.33 بوصة)، أو تملأ عرض النص في صفحة A4 في Word (نحو 16 سم، أي 6.27 بوصة).

للعروض التي تُعرض على الشاشات وأجهزة الإسقاط، خيار ويب (150 ppi) هو التوازن المعتاد. اختر طباعة (220 ppi) لكل ما سيُطبع، ولا تلجأ إلى بريد إلكتروني (96 ppi) إلا عندما يكون الحجم أهم من الوضوح، لأن النص الصغير داخل لقطات الشاشة قد يصعب قراءته. أما خيار استخدام الدقة الافتراضية فيطبّق الإعداد المحدد للملف (راجع الإعدادات الافتراضية). قد تظهر الخيارات التي تتطلب بكسلات أكثر مما في الصورة باللون الرمادي، وتختلف صياغة بعض الخيارات قليلاً في نسخة ماك.

عندما تقتص صورة في Office، لا تُحذف الأجزاء التي قصصتها بل تُخفى فقط. تبقى داخل الملف، ولهذا تستطيع لاحقاً سحب مقابض الاقتصاص إلى الخارج واستعادتها. خيار حذف مساحات مقتصة للصور يتخلص من هذه الأجزاء المخفية عند الضغط.

قد يكون التوفير كبيراً في الصور المقتصة بشدة، مثل لقطة شاشة كاملة اقتصصت منها زراً واحداً، أو صورة جماعية اقتصصتها إلى وجه واحد. لكن لا يمكنك التراجع عن الاقتصاص بعد ذلك. يكون الخيار محدداً عادةً بشكل افتراضي، فإن كنت ما زلت تعدّل التصميم فألغِ تحديده مؤقتاً، ثم شغّل ضغط الصور مرة أخرى بعد اكتمال العرض.

إلى جانب زر ضغط الصور، لكل ملف Office إعدادات صور تنطبق على جميع صوره: دقة افتراضية يستخدمها Office تلقائياً، وخيار لإيقاف الضغط تماماً. على ويندوز تجدها في المكان نفسه في PowerPoint وWord وExcel:

1. انتقل إلى ملف ← خيارات ← خيارات متقدمة.
2. مرّر إلى قسم حجم الصورة وجودتها. القائمة المنسدلة بجوار العنوان تحدد الملف المفتوح الذي تنطبق عليه الإعدادات، وقد تتيح لك أيضاً تطبيقها على كل المستندات الجديدة.
3. اختر قيمة من قائمة الدقة الافتراضية، مثلاً 150 ppi للعروض التي تُعرض على الشاشة.
4. حدد تجاهل تحرير البيانات لحذف البيانات الإضافية التي يحتفظ بها Office لاستعادة الصور المعدّلة. يصغر الملف، لكنك لن تستطيع إعادة هذه الصور إلى حالتها الأصلية.
5. تأكد من عدم تحديد عدم ضغط الصور في الملف، إلا إذا أردت إبقاء كل الصور بدقتها الكاملة.
6. انقر موافق واحفظ الملف.

يعمل أمر ضغط الصور بعد إدراج الصور، ولا يغيّر إلا الدقة. أما تصغير الصور قبل وضعها في الملف فهو الخيار الأفضل في هذه الحالات:

عندما تضيف عشرات من صور الهاتف. صورة بدقة 12 ميغابكسل يتراوح حجمها عادةً بين 3 و5 ميغابايت، وأربعون منها تجعل العرض أكبر من 100 ميغابايت، بطيئاً في الفتح والحفظ والمزامنة قبل أن تصل إلى مرحلة الضغط أصلاً.

عندما تعمل في PowerPoint للويب أو Google Slides. لا يوجد في أي منهما أمر لضغط الصور، فالملف الذي تدرجه هو ما يبقى في العرض.

عندما تحتاج إلى الالتزام بحد للحجم. خدمة البريد أو منصة التعليم تحسب الميغابايتات لا الـ ppi. مع FormShrink تستطيع تحديد حجم مستهدف لكل صورة، مثل 500 كيلوبايت للصور التي تملأ الشريحة.

عندما تكون الصور الفوتوغرافية بصيغة PNG. الصور المصدّرة من برامج التصميم، ولقطات الشاشة لصور فوتوغرافية، تأتي غالباً بصيغة PNG. خفض الدقة يساعد، لكن تحويلها إلى JPG يوفر أكثر بكثير عادةً. أما الرسومات الحقيقية كالشعارات والمخططات والرسوم التوضيحية فأبقِها بصيغة PNG، واكتفِ بخفض دقتها بأمر «ضغط الصور».

لتجهيز صور لعرض تقديمي عريض بأداة FormShrink:

1. افتح أداة ضغط الصور، وأضف حتى 10 صور، وانتقل إلى الوضع المتقدم.
2. اجعل صيغة الإخراج JPEG للصور الفوتوغرافية.
3. فعّل تغيير أبعاد الصورة. الإطار الافتراضي 1920 × 1080 مع تفعيل المحافظة على النسبة يلائم صورة تملأ شريحة 16:9 كاملة، أي نحو 144 ppi. أما الصور الأصغر من ذلك فتبقى بحجمها.
4. انقر ضغط الصور ثم تنزيل الكل، وأضف الملفات إلى شرائحك من إدراج ← صور.

الصور هي السبب المعتاد لتضخم الملف، لكنها ليست السبب الوحيد. إن لم يُحدث الضغط فرقاً كبيراً فتحقق مما يلي:

الفيديو والصوت. في PowerPoint لويندوز، يعيد ملف ← معلومات ← ضغط الوسائط ترميز الفيديو والصوت المضمّنين بجودة أقل. لا يظهر هذا الخيار إلا إذا كان العرض يحتوي على وسائط.

الخطوط المضمّنة. إذا كان خيار تضمين الخطوط في الملف مفعّلاً في ملف ← خيارات ← حفظ، فاختر تضمين الأحرف المستخدمة في العرض التقديمي فقط لتقليل بيانات الخطوط. لكن إن كان آخرون سيعدّلون العرض بخطوط غير موجودة لديهم، فقد تحتاج إلى تضمين كل الأحرف.

الشرائح الرئيسية غير المستخدمة. الشرائح المنسوخة من عروض أخرى تجلب معها شرائحها الرئيسية وتخطيطاتها، وغالباً بصور خلفية كبيرة. احذف ما لا تستخدمه من عرض ← الشريحة الرئيسية.

اعثر على الملفات الثقيلة. ملفات PowerPoint وWord وExcel الحديثة (بامتدادات pptx وdocx وxlsx) هي في الحقيقة أرشيفات ZIP. أنشئ نسخة من الملف وغيّر امتدادها إلى zip ثم افتحها: ستجد الصور والوسائط في المجلد ppt/media أو word/media أو xl/media. رتّب محتواه حسب الحجم، وستعرف بالضبط ما الذي يحتاج إلى معالجة.