Compresser les images dans PowerPoint, Word et Excel

La commande existe dans les versions de bureau de PowerPoint (Microsoft 365, 2024, 2021 et précédentes), mais pas dans PowerPoint pour le web. Les étapes sont identiques dans Word et Excel.

1. Enregistrez d’abord une copie de la présentation (Fichier > « Enregistrer une copie » ou « Enregistrer sous ») : une fois le fichier enregistré, la compression est définitive.
2. Sélectionnez une image. Si l’onglet « Format de l’image » n’apparaît pas, double-cliquez sur l’image.
3. Dans l’onglet « Format de l’image », groupe « Ajuster », cliquez sur « Compresser les images ». Sur un écran étroit, le bouton peut s’afficher sous forme d’icône, sans libellé.
4. Sous « Options de compression », décochez « Appliquer uniquement à cette image » pour traiter toutes les images du fichier. Selon la version, la case s’intitule « Appliquer à l’image sélectionnée uniquement ».
5. Cochez « Supprimer les zones de rognage des images » si vos recadrages sont définitifs.
6. Sous « Résolution », choisissez par exemple « Web (150 ppp) », cliquez sur OK, puis enregistrez.

Sur Mac, la boîte de dialogue se présente un peu différemment, et le menu Fichier permet de traiter tout le document d’un coup. Là encore, Word et Excel fonctionnent de la même façon.

1. Pour compresser toutes les images : menu Fichier > « Compresser les images ».
2. Pour certaines images seulement : sélectionnez-les en maintenant la touche Maj, puis onglet « Format de l’image » > « Compresser les images ».
3. Dans « Qualité d’image », choisissez une résolution : la plus élevée est en haut de la liste, la plus faible en bas.
4. Cochez « Supprimer les zones de rognage des images » si nécessaire.
5. Choisissez « Images sélectionnées uniquement » ou « Toutes les images de ce fichier », puis validez.

Word et Excel utilisent la même commande et les mêmes options : sélectionnez une image, puis « Format de l’image » > « Compresser les images ». Outlook pour Windows la propose aussi pour les images insérées dans un message.

Dans Word, les rapports, mémoires et catalogues accumulent vite les photos pleine page et les captures d’écran. « Impression (220 ppp) » convient à un document imprimé, « Web (150 ppp) » à un document lu à l’écran. Si vous exportez ensuite en PDF, compressez avant l’export : le PDF reprend les images du document. L’option « Taille minimale (publication en ligne) » de l’enregistrement en PDF réduit aussi les images, mais seulement dans le PDF.

Dans Excel, la commande agit sur les images insérées dans la feuille : logos, photos de produits, captures. Pour un catalogue de plusieurs centaines de références, insérez plutôt des photos déjà réduites : le classeur reste léger et rapide à ouvrir dès le départ, avant même toute compression.

La résolution s’exprime en ppp (points par pouce) et se calcule par rapport à la taille à laquelle l’image est affichée dans le document, pas à sa taille d’origine. Une photo réduite à une vignette perd donc beaucoup de pixels, une image plein cadre beaucoup moins. Office n’agrandit jamais une image : si elle est déjà en dessous de la résolution choisie, elle reste telle quelle.

Pour vous repérer : une diapositive 16:9 standard mesure 33,867 × 19,05 cm, soit 13,33 × 7,5 pouces. Le tableau ci-dessous indique à peu près les dimensions obtenues, pour chaque option, par une image qui la remplit entièrement.

Pour une présentation projetée ou envoyée à des collègues, « Web (150 ppp) » est un bon compromis. Réservez « Impression (220 ppp) » ou plus aux documents imprimés, et « Courrier (96 ppp) » aux cas où seul le poids compte. Les libellés varient un peu selon la version d’Office, et les plus anciennes proposent moins de choix.

Quand vous rognez une image dans Office, la partie masquée reste enregistrée dans le fichier : c’est ce qui permet de revenir sur le recadrage. Sur une photo dont vous n’affichez qu’un détail, ces pixels invisibles peuvent représenter l’essentiel du poids.

La case « Supprimer les zones de rognage des images » les efface lors de la compression. Le gain est important sur les images fortement recadrées, nul sur celles que vous n’avez pas rognées.

Le revers : une fois le fichier enregistré, impossible d’élargir de nouveau le cadrage. Si la mise en page n’est pas finalisée, attendez la version définitive pour cocher la case, ou gardez une copie non compressée.

Même logique pour « Ignorer la modification des données », dans Fichier > Options > « Options avancées » > « Taille et qualité de l’image ». Office conserve l’original des images retouchées (effets artistiques, luminosité, contraste, netteté) pour pouvoir annuler ces retouches. Cocher cette option supprime ces données et allège le fichier, mais pour revenir en arrière, il faudra réinsérer l’image.

Office compresse automatiquement les images selon une résolution par défaut : 220 ppp ou « Haute fidélité » selon l’application et la version (dans PowerPoint 2016 et versions ultérieures, c’est « Haute fidélité »). Vous pouvez choisir une autre valeur pour ne plus avoir à relancer la compression à la main.

Ne cochez « Ne pas compresser les images dans le fichier » que si la qualité prime sur le poids, par exemple pour un portfolio photo destiné à l’impression : le fichier sera alors nettement plus lourd.

Sur Windows, la marche à suivre est la suivante (pour Mac, voir l’encadré plus bas) :

1. Cliquez sur Fichier > Options, puis sur « Options avancées ».
2. Descendez jusqu’à la section « Taille et qualité de l’image ».
3. Dans la liste à côté du titre, choisissez le fichier concerné. Dans Word, vous pouvez aussi choisir « Tous les nouveaux documents » ; dans PowerPoint et Excel, le réglage s’applique au fichier sélectionné.
4. Dans « Résolution par défaut », choisissez par exemple 150 ppp, et vérifiez que « Ne pas compresser les images dans le fichier » est décochée.
5. Cliquez sur OK.

« Compresser les images » suffit pour alléger un fichier existant. Préparer les images en amont reste plus efficace dans plusieurs cas.

Beaucoup de photos d’appareil ou de smartphone. Ramenées à 1 920 ou 2 560 px de large, elles restent nettes en plein écran, et le fichier est léger dès le départ : PowerPoint reste fluide pendant que vous travaillez.

Des photos enregistrées en PNG. Une photo exportée en PNG pèse souvent plusieurs fois plus lourd qu’en JPG : convertissez-la en JPG avant de l’insérer. Les captures d’écran et les schémas, eux, restent plus nets en PNG ; pour les alléger, « Compresser les images » suffit.

Office pour le web. La commande n’y existe pas : les images doivent arriver déjà allégées.

Un poids maximal par image, imposé par une plateforme de formation, un intranet ou un dossier en ligne. FormShrink vise un poids précis, ce qu’Office ne sait pas faire.

Pour une présentation, 500 Ko par photo en 2 560 px maximum est un bon point de départ : c’est net sur un écran HD, et vingt photos pèsent au plus 10 Mo. Pour des visuels destinés à l’impression, passez à 1 Mo ou 2 Mo. Pour des JPG déjà à la bonne taille, le compresseur JPG règle simplement la qualité.