Bilder in PowerPoint, Word und Excel komprimieren

Die Schritte gelten für PowerPoint aus Microsoft 365 sowie PowerPoint 2021 und 2024. In älteren Versionen heißt die Registerkarte „Format“ und steht unter „Bildtools“, Schaltfläche und Dialog sind aber dieselben.

1. Klicken Sie auf ein Bild in einer Folie. Im Menüband erscheint die Registerkarte „Bildformat“.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Bildformat“ in der Gruppe „Anpassen“ auf „Bilder komprimieren“. Bei schmalem Fenster zeigt PowerPoint dort nur ein Symbol ohne Beschriftung.
3. Soll die Komprimierung für alle Bilder der Präsentation gelten, entfernen Sie das Häkchen bei „Nur für dieses Bild übernehmen“. Mit Häkchen wird nur das markierte Bild komprimiert.
4. Lassen Sie „Zugeschnittene Bildbereiche löschen“ aktiviert, es sei denn, Sie wollen einen Zuschnitt später noch ändern (siehe Zugeschnittene Bildbereiche löschen).
5. Wählen Sie unter „Auflösung“ eine Stufe. Für Präsentationen am Bildschirm oder Beamer passt meist „Web (150 ppi)“.
6. Klicken Sie auf „OK“ und speichern Sie. Wenn Sie über Datei › „Speichern unter“ einen neuen Namen vergeben, können Sie die Dateigröße vorher und nachher vergleichen.

PowerPoint für Mac hat dieselbe Funktion mit einem etwas anderen Dialog. Zusätzlich gibt es einen Menübefehl, der alle Bilder auf einmal komprimiert, ohne dass Sie vorher eines markieren müssen.

1. Für alle Bilder wählen Sie in der Menüleiste Datei › „Bilder komprimieren“. Für einzelne Bilder markieren Sie diese mit gedrückter Umschalttaste und klicken auf der Registerkarte „Bildformat“ auf „Bilder komprimieren“.
2. Wählen Sie im Feld „Bildqualität“ eine Stufe. Die höchste Auflösung steht oben, die niedrigste unten.
3. Aktivieren Sie „Zugeschnittene Bereiche von Bildern löschen“, wenn Sie mit dem Zuschneiden fertig sind.
4. Wählen Sie „Nur ausgewählte Bilder“ oder „Alle Bilder in dieser Datei“, klicken Sie auf „OK“ und speichern Sie die Präsentation.

Word und Excel nutzen denselben Befehl an derselben Stelle: Bild markieren, Registerkarte „Bildformat“ öffnen, „Bilder komprimieren“ wählen. Dialog, Auflösungsstufen und das Kontrollkästchen „Nur für dieses Bild übernehmen“ funktionieren wie in PowerPoint, und auf dem Mac gibt es auch hier Datei › „Bilder komprimieren“.

Unter Windows gibt es einen zweiten Weg, der alle Bilder beim Speichern komprimiert. Wählen Sie Datei › „Speichern unter“ und öffnen Sie über „Durchsuchen“ den klassischen Speichern-Dialog. Neben der Schaltfläche „Speichern“ finden Sie „Tools“ und darin „Bilder komprimieren“. Das ist praktisch in langen Word-Dokumenten, in denen Sie sonst erst nach einem Bild suchen müssten.

Zwei Unterschiede zu PowerPoint spielen in der Praxis eine Rolle. In Word stehen Bilder meist in der Textspalte: Bei 2,5 cm Rand links und rechts bleiben auf einer A4-Seite 16 cm Breite. Solche Bilder brauchen viel weniger Pixel als ein Foto, das eine ganze Folie füllt. In Excel sammeln sich dagegen gern eingefügte Screenshots, etwa in Prüfprotokollen, Reisekostenabrechnungen oder Produktlisten. Komprimieren Sie diese, bevor Sie die Arbeitsmappe verschicken.

Office misst die Auflösung in ppi (Pixel pro Zoll), und zwar bezogen auf die Größe, in der das Bild auf der Folie oder Seite erscheint, nicht auf seine Originalgröße. Ein Foto, das 12 cm breit auf der Folie sitzt, behält bei 150 ppi rund 710 Pixel in der Breite, auch wenn es vorher 4000 Pixel hatte. Legen Sie deshalb zuerst die endgültige Größe fest und komprimieren Sie danach. Ziehen Sie ein Bild nachträglich größer, wirkt es unscharf.

Die Tabelle zeigt, was die Stufen für ein Bild bedeuten, das eine Standardfolie im Format 16:9 ausfüllt (33,87 cm breit), und für ein Bild über die ganze Textbreite einer A4-Seite in Word (16 cm).

Für Präsentationen am Bildschirm und Beamer ist „Web (150 ppi)“ meist der beste Kompromiss. Für Ausdrucke nehmen Sie „Drucken (220 ppi)“. „E-Mail (96 ppi)“ lohnt sich nur, wenn die Dateigröße wichtiger ist als die Schärfe, denn kleine Schrift in Screenshots wird damit schwer lesbar. „Standardauflösung verwenden“ übernimmt den Wert, der für die Datei eingestellt ist (siehe Standardauflösung festlegen). Stufen, für die ein Bild zu wenige Pixel hat, können ausgegraut sein.

Schneiden Sie ein Bild in Office zu, werden die abgeschnittenen Teile nur ausgeblendet. Sie bleiben in der Datei, deshalb können Sie die Zuschneide-Griffe später wieder aufziehen. „Zugeschnittene Bildbereiche löschen“ entfernt diese versteckten Teile beim Komprimieren endgültig. Auf dem Mac heißt die Option „Zugeschnittene Bereiche von Bildern löschen“ und wirkt genauso.

Bei stark zugeschnittenen Bildern spart das viel, etwa bei einem Vollbild-Screenshot, von dem nur eine Schaltfläche zu sehen ist, oder bei einem Gruppenfoto, das auf ein einzelnes Gesicht zugeschnitten wurde. Der Haken: Den Zuschnitt können Sie danach nicht mehr erweitern. Die Option ist meist schon aktiviert. Arbeiten Sie noch am Layout, entfernen Sie das Häkchen vorerst und komprimieren Sie ein zweites Mal, wenn die Präsentation fertig ist.

Neben der Schaltfläche „Bilder komprimieren“ hat jede Office-Datei Bildeinstellungen, die für alle ihre Bilder gelten: eine Standardauflösung, die Office beim Speichern automatisch anwendet, und die Möglichkeit, die Komprimierung ganz abzuschalten. Unter Windows finden Sie beides in PowerPoint, Word und Excel an derselben Stelle:

1. Wählen Sie Datei › „Optionen“ › „Erweitert“.
2. Scrollen Sie zum Abschnitt „Bildgröße und -qualität“. In der Liste daneben legen Sie fest, für welche geöffnete Datei die Einstellungen gelten. Word bietet dort zusätzlich eine Option für alle neuen Dokumente an.
3. Wählen Sie unter „Standardauflösung“ einen Wert, zum Beispiel 150 ppi für Präsentationen am Bildschirm.
4. Aktivieren Sie „Bearbeitungsdaten verwerfen“, um die Zusatzdaten zu löschen, die Office zum Wiederherstellen bearbeiteter Bilder aufbewahrt. Die Datei wird kleiner, bearbeitete Bilder lassen sich danach aber nicht mehr auf den Originalzustand zurücksetzen.
5. Achten Sie darauf, dass „Bilder in Datei nicht komprimieren“ nicht aktiviert ist. Sonst behält Office jedes Bild in voller Auflösung.
6. Klicken Sie auf „OK“ und speichern Sie die Datei.

„Bilder komprimieren“ wirkt erst im Nachhinein und ändert nur die Auflösung. In diesen Fällen ist es besser, die Bilder schon vor dem Einfügen zu verkleinern:

Sie fügen Dutzende Handyfotos ein. Ein 12-Megapixel-Foto hat meist 3 bis 5 MB. Vierzig davon machen eine Präsentation weit über 100 MB schwer, und sie wird beim Öffnen, Speichern und Synchronisieren langsam, lange bevor Sie ans Komprimieren denken.

Sie arbeiten in PowerPoint für das Web oder in Google Präsentationen. Beide haben keinen Befehl zum Komprimieren. Was Sie einfügen, landet genau so in der Datei.

Eine feste Größengrenze zählt. Mailanbieter und Lernportale rechnen in Megabyte, nicht in ppi. Mit FormShrink geben Sie jedem Bild eine Zielgröße, etwa 500 KB für Fotos, die eine ganze Folie füllen.

Die Fotos liegen als PNG vor. Aus Grafikprogrammen exportierte Fotos oder Screenshots von Fotos kommen oft als PNG. Eine geringere Auflösung hilft, aber als JPG gespeichert werden sie meist noch deutlich kleiner. Echte Grafiken wie Logos, Diagramme und Schaubilder bleiben dagegen PNG, damit Kanten scharf und transparente Bereiche erhalten bleiben. Bei ihnen genügt es, die Auflösung mit „Bilder komprimieren“ zu senken.

So bereiten Sie Fotos für eine Präsentation im Format 16:9 mit FormShrink vor:

1. Öffnen Sie den Bildkompressor, fügen Sie bis zu 10 Bilder hinzu und wechseln Sie auf den Reiter „Erweiterter Modus“.
2. Stellen Sie für Fotos als „Ausgabeformat“ JPEG ein.
3. Schalten Sie „Bildgröße ändern“ ein. Voreingestellt ist ein Rahmen von 1920 × 1080 Pixeln mit „Seitenverhältnis beibehalten“. Das passt genau auf eine 16:9-Folie und entspricht dort rund 144 ppi. Kleinere Bilder behalten ihre Größe.
4. Klicken Sie auf „Bilder komprimieren“ und dann auf „Alle herunterladen“. Fügen Sie die Dateien in PowerPoint über Einfügen › „Bilder“ ein.

Bilder sind der häufigste Grund für aufgeblähte Office-Dateien, aber nicht der einzige. Hat das Komprimieren wenig gebracht, prüfen Sie Folgendes:

Video und Audio. In PowerPoint für Windows kodiert Datei › „Informationen“ › „Medien komprimieren“ eingebettete Videos und Tonaufnahmen mit geringerer Qualität neu, wahlweise in Full HD (1080p), HD (720p) oder Standard (480p). Der Befehl erscheint nur, wenn die Präsentation Medien enthält.

Eingebettete Schriftarten. Ist unter Datei › „Optionen“ › „Speichern“ die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“ aktiv, wählen Sie „Nur die in der Präsentation verwendeten Zeichen einbetten“. Das hält die Schriftdaten klein.

Ungenutzte Folienmaster. Aus anderen Präsentationen kopierte Folien bringen ihre eigenen Master und Layouts mit, oft samt großer Hintergrundbilder. Löschen Sie die ungenutzten unter Ansicht › „Folienmaster“.

Die schweren Dateien finden. Eine .pptx-, .docx- oder .xlsx-Datei ist eigentlich ein ZIP-Archiv. Legen Sie eine Kopie an, ändern Sie die Endung in .zip und öffnen Sie sie. Unter Windows müssen dafür im Explorer die Dateinamenerweiterungen eingeblendet sein. Bilder und Medien liegen im Ordner ppt/media, word/media oder xl/media. Sortieren Sie nach Größe, dann sehen Sie sofort, was Sie verkleinern sollten.