Cómo comprimir imágenes en PowerPoint, Word y Excel

Estos pasos corresponden a Microsoft 365 y a las versiones de Office de 2016 en adelante. En las versiones más antiguas, la pestaña aparece como Herramientas de imagen > Formato en lugar de Formato de imagen, pero el botón y el cuadro de diálogo son los mismos.

1. Haz clic en una imagen de la presentación para seleccionarla. Aparecerá la pestaña Formato de imagen.
2. En el grupo Ajustar, haz clic en Comprimir imágenes. Si la ventana es estrecha, puede que solo veas el icono: pasa el puntero por encima de los botones para ver sus nombres.
3. En Opciones de compresión, desmarca Aplicar solo a esta imagen si quieres comprimir todas las imágenes del archivo de una vez.
4. Marca Eliminar las áreas recortadas de las imágenes si no vas a necesitar recuperar lo que recortaste.
5. En Resolución, elige la opción que encaje con el uso del archivo (más abajo tienes una tabla para decidir) y pulsa Aceptar.
6. Guarda la presentación y comprueba el nuevo peso del archivo.

En la versión para Mac el cuadro de diálogo es algo distinto y se abre desde dos sitios: el botón Comprimir imágenes de la pestaña Formato de imagen o el menú Archivo > Reducir tamaño de archivo. El mismo menú existe en Word y Excel para Mac, así que estos pasos sirven en las tres aplicaciones. Los nombres pueden variar un poco según la versión de Office.

1. Selecciona la imagen, o varias manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas.
2. Ve a Archivo > Reducir tamaño de archivo, o haz clic en Comprimir imágenes en la pestaña Formato de imagen.
3. En Calidad de imagen, elige la resolución.
4. Marca Eliminar las áreas recortadas de las imágenes si ya no necesitas lo recortado.
5. Indica si el cambio se aplica a Solo las imágenes seleccionadas o a Todas las imágenes de este archivo, confirma y guarda el archivo.

En Word y en Excel la función es idéntica: selecciona una imagen, abre la pestaña Formato de imagen y usa Comprimir imágenes en el grupo Ajustar (en Mac, también Archivo > Reducir tamaño de archivo). Las opciones y las resoluciones son las mismas que en PowerPoint.

En Word, lo que más pesa suelen ser las fotos pegadas desde el móvil y los documentos escaneados. Como en un documento una imagen rara vez ocupa más que el ancho del texto, Web (150 ppp) o incluso Correo electrónico (96 ppp) reducen el archivo de forma drástica sin que se note al leerlo en pantalla. Si el documento se va a imprimir, usa Impresión (220 ppp).

En Excel, las imágenes suelen ser logotipos, capturas o fotos de productos colocadas sobre la hoja. Un libro con un catálogo de productos puede crecer muchísimo: desmarca Aplicar solo a esta imagen para comprimirlas todas de una vez.

Ten en cuenta que Comprimir imágenes solo está en las aplicaciones de escritorio. En las versiones web de Word, Excel y PowerPoint no existe esta opción.

La resolución se expresa en ppp (píxeles por pulgada) y se calcula sobre el tamaño con el que la imagen aparece en la diapositiva o en la página, no sobre su tamaño original. Una foto que ocupa toda una diapositiva 16:9 (33,87 × 19,05 cm) conserva muchos más píxeles que la misma foto reducida a una miniatura en una esquina.

Office solo reduce: nunca añade píxeles. Si una opción aparece en gris, es porque la imagen ya tiene menos resolución que ese valor.

Para la mayoría de las presentaciones que se ven en pantalla, Web (150 ppp) es el mejor equilibrio: incluso en un proyector Full HD (1920 × 1080) sobra resolución. En Word, una imagen que ocupa el ancho del texto (unos 16 cm) se queda en unos 945 px de ancho a 150 ppp y en unos 1386 px a 220 ppp.

Cuando recortas una imagen en Office, las partes que dejas de ver siguen guardadas dentro del archivo para que puedas deshacer el recorte cuando quieras. Si recortaste una foto grande para quedarte solo con una cara o un detalle, la mayor parte de lo que pesa puede ser precisamente lo que no se ve.

La casilla Eliminar las áreas recortadas de las imágenes borra esos píxeles ocultos de forma definitiva. En presentaciones con muchas fotos recortadas es de las opciones que más reducen el peso, y no cambia nada de lo que se ve en la diapositiva.

La contrapartida es que ya no podrás ampliar el recorte para recuperar esas partes. Si crees que podrías necesitarlas, guarda antes una copia del archivo o conserva las fotos originales en una carpeta aparte.

Algo parecido ocurre con los ajustes de imagen (brillo, correcciones, efectos artísticos): Office guarda la imagen original para poder restablecerla. La opción Descartar datos de edición, que verás en la siguiente sección, elimina esa copia.

Además de comprimir las imágenes que ya tienes, puedes indicar a Office con qué resolución debe guardar las que insertes a partir de ahora. El valor de fábrica depende de la aplicación y de la versión (en las versiones recientes de PowerPoint es Alta fidelidad; en otras, 220 ppp), así que merece la pena comprobarlo. En Windows se cambia así en cada aplicación:

1. Ve a Archivo > Opciones > Avanzadas.
2. Busca la sección Tamaño y calidad de la imagen. En la lista que aparece junto al título, elige si el ajuste se aplica solo al archivo abierto o a todos los archivos nuevos.
3. Deja sin marcar No comprimir las imágenes del archivo: si está marcada, Office no comprime ninguna imagen y la resolución predeterminada no tiene efecto.
4. En Resolución predeterminada, elige por ejemplo 150 ppp para archivos que se van a ver en pantalla.
5. Si quieres, marca Descartar datos de edición para no guardar la versión original de las imágenes que hayas retocado.
6. Pulsa Aceptar.

Comprimir imágenes es cómodo, pero solo decide la resolución. Hay casos en los que compensa preparar las imágenes antes de llevarlas a Office.

Cuando tienes muchas fotos del móvil. Con 40 fotos de 4 MB, el archivo puede superar los 150 MB mientras trabajas, y PowerPoint se vuelve lento. Si antes las reduces a 2560 px y menos de 500 KB con comprimir imagen a 500 KB, el archivo es ligero desde el principio y las fotos siguen viéndose nítidas a pantalla completa.

Cuando quieres controlar la calidad o el formato. Office no te deja elegir la calidad JPG ni convertir formatos. Con comprimir imagen JPG eliges la calidad exacta. Una foto guardada como PNG pesa mucho menos si la conviertes a JPG antes de insertarla; las capturas de pantalla y los logotipos con transparencia, en cambio, conviene dejarlos en PNG y reducirles solo la resolución.

Cuando el archivo tiene un límite estricto. Si la presentación tiene que caber en una plataforma que limita el tamaño de cada archivo, calcula cuánto puede pesar cada imagen y comprímelas a ese peso. Para fotos que deben conservar mucho detalle, prueba comprimir imagen a 2 MB o a 1 MB.

Cuando reutilizas las mismas imágenes. Si un logotipo o una foto de producto aparece en muchas presentaciones o documentos, comprímela una vez y usa siempre esa versión.

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