PPT 壓縮圖片教學：PowerPoint、Word、Excel 縮小檔案大小

以下步驟以 Microsoft 365 的 PowerPoint 為準。較舊的版本裡，索引標籤顯示為 圖片工具 底下的 格式，但按鈕和對話方塊都一樣。

1. 點一下投影片上的任一張圖片，功能區會出現 圖片格式 索引標籤。
2. 在 圖片格式 索引標籤的 調整 群組中，按 壓縮圖片。
3. 要壓縮整份簡報的所有圖片，就取消勾選 只套用到此圖片；保持勾選則只處理選取的那一張。
4. 除非之後還想恢復裁剪前的樣子，否則保持勾選 刪除圖片的裁剪區域（說明見 刪除圖片的裁剪區域）。
5. 在 解析度 選一個選項。在螢幕或投影機上播放的簡報，選 網頁 (150 ppi) 大多就夠了。
6. 按 確定 後存檔。想比較壓縮前後的大小，可以用 檔案 → 另存新檔 另存一份新檔名。

Mac 版 PowerPoint 也有同樣的功能，只是對話方塊略有不同。它另外在選單列提供一個指令，不必先選取圖片，就能一次壓縮全部。

1. 要壓縮所有圖片，選 檔案 → 壓縮圖片。只想壓縮其中幾張，就按住 Shift 點選它們，再按 圖片格式 索引標籤上的 壓縮圖片。
2. 從 圖片品質 選單挑一個選項。選項由高到低排列，和 Windows 版大致相同。
3. 裁剪都確定了，就勾選 刪除圖片的裁剪區域。
4. 選 僅選取的圖片 或 此檔案中的所有圖片，按 確定，再儲存簡報。

Word 和 Excel 的指令在同一個位置：選取圖片，打開 圖片格式 索引標籤，按 壓縮圖片。對話方塊、解析度選項和 只套用到此圖片 核取方塊都和 PowerPoint 一樣；Mac 版同樣可以用 檔案 → 壓縮圖片。

Windows 版還有另一個方法，可以在存檔時一併壓縮所有圖片：選 檔案 → 另存新檔，開啟完整的「另存新檔」對話方塊（點 更多選項 或 瀏覽），按儲存按鈕旁的 工具 → 壓縮圖片。頁數很多的 Word 文件要先找到一張圖片再選取很麻煩，這個方法就很方便。

實際使用時有兩點不同。Word 的圖片通常放在文字欄裡，A4 頁面扣掉左右邊界後，寬度大約只有 15 公分（約 6 英吋），需要的像素比滿版投影片少得多。Excel 則常被拿來貼報帳用的發票、收據照片或系統截圖，一張張貼進去，活頁簿很快就變得很大，寄出前記得先壓縮。

Office 的解析度以 ppi（每英吋像素數）計算，依據的是圖片在投影片或頁面上顯示的大小，而不是原圖大小。一張在頁面上顯示 5 英吋（約 12.7 公分）寬的照片，以 150 ppi 壓縮後大約剩 750 像素寬，就算原本有 4,000 像素也一樣。所以請先把圖片調到最後要用的大小再壓縮；壓縮後再放大，圖片就會變模糊。

下表以兩種常見情況換算：填滿標準 16:9 投影片寬度（13.33 英吋，約 33.9 公分）的圖片，以及在 Word 的 A4 頁面上與文字欄同寬（約 6 英吋）的圖片。

在螢幕和投影機上播放的簡報，網頁 (150 ppi) 通常最剛好。要印出來的選 列印 (220 ppi)；電子郵件 (96 ppi) 只在檔案大小比清晰度重要時才用，因為截圖裡的小字可能會看不清楚。使用預設解析度 會套用這份檔案的預設值（見 預設解析度設定）。圖片本身像素不夠的選項會呈灰色、無法選取，不同版本的選項文字也可能略有差異。

在 Office 裡裁剪圖片時，被裁掉的部分其實只是隱藏起來，仍然存在檔案裡，所以之後還能把裁剪控點拉回去。勾選 刪除圖片的裁剪區域 後，壓縮時就會把這些隱藏的部分丟掉。

裁得越多，省下的空間就越多，例如整個螢幕的截圖只留下一個按鈕，或是從團體照裡只裁出一個人。代價是之後再也無法恢復裁剪前的樣子。這個選項通常預設是勾選的；如果版面還在調整，可以先取消勾選，等簡報定稿後再執行一次「壓縮圖片」。

除了「壓縮圖片」按鈕，每個 Office 檔案還有套用到所有圖片的影像設定：存檔時使用的預設解析度，以及關閉壓縮的選項。Windows 版 PowerPoint、Word、Excel 的設定位置都一樣：

1. 選 檔案 → 選項 → 進階。
2. 往下捲到 影像大小和品質。標題旁的下拉式清單用來選擇要套用到哪一個已開啟的檔案；Word 還可以選擇套用到所有新文件。
3. 選擇 預設解析度，例如在螢幕上播放的簡報可選 150 ppi。
4. 勾選 捨棄編輯資料，刪除 Office 為了還原已編輯圖片而保留的額外資料。檔案會變小，但這些圖片就無法再重設回原始狀態。
5. 確認沒有勾選 不要壓縮檔案中的影像，除非你希望每張圖片都保留完整解析度。
6. 按 確定，然後儲存檔案。

「壓縮圖片」是事後補救，而且只會降低解析度。遇到以下情況，先把圖片縮小再放進檔案會更好：

要放進幾十張手機照片。一張 1,200 萬像素的照片通常有 3–5MB，四十張就讓簡報超過 100MB，還沒來得及壓縮，開檔、存檔和雲端同步就已經慢得難以忍受。

用 PowerPoint 網頁版或 Google 簡報製作。兩者都沒有「壓縮圖片」指令，插入什麼檔案，簡報裡就是什麼檔案。

有明確的大小限制。Email 和作業平台看的是 MB，不是 ppi。用 FormShrink 可以替每張圖片設定目標大小，例如把滿版投影片用的照片壓到 500KB。

照片存成了 PNG。從設計軟體匯出的照片、照片的螢幕截圖，常常是 PNG 檔。降低解析度有幫助，但 轉成 JPG 通常能省下更多。Logo、圖表、流程圖這類真正的圖形則保留 PNG，用「壓縮圖片」降低解析度就好。

用 FormShrink 準備寬螢幕簡報用的照片：

1. 開啟 圖片壓縮工具，加入最多 10 張圖片，切換到 進階模式。
2. 照片的 輸出格式 選 JPEG。
3. 開啟 調整圖片大小。預設的 1920 × 1080 範圍加上 維持長寬比，剛好讓圖片填滿 16:9 投影片，約等於 144 ppi。原本就比較小的圖片會維持原尺寸。
4. 按 壓縮圖片，再按 下載全部，然後用 插入 → 圖片 放進投影片。

圖片通常是檔案肥大的主因，但不是唯一的原因。壓縮後效果不明顯的話，檢查以下幾項：

影片和音訊。Windows 版 PowerPoint 的 檔案 → 資訊 → 壓縮媒體，可以用較低的品質重新編碼內嵌的影片和音訊；簡報裡有媒體時才會出現這個選項。

內嵌字型。如果在 檔案 → 選項 → 儲存 勾選了 在檔案內嵌字型，請選 只內嵌簡報中使用的字元。中文字型檔通常比英文字型大得多，只內嵌用到的字元，效果特別明顯。

用不到的投影片母片。從其他簡報貼過來的投影片，會帶著自己的母片和版面配置，常附有大張的背景圖。到 檢視 → 投影片母片 刪掉沒用到的。

找出最大的檔案。.pptx、.docx、.xlsx 其實都是 ZIP 壓縮檔。複製一份，把副檔名改成 .zip 再打開，圖片和媒體就在 ppt/media、word/media 或 xl/media 資料夾裡。依大小排序，最大的那幾個就是該處理的對象。