Excel・PowerPoint・Wordで画像を圧縮してファイルを軽くする方法

Officeは、挿入した画像のデータをファイルの中に保存します。資料の上で画像を小さく表示しても、表示サイズを縮めただけでは中身のピクセル数は減りません。保存時に画像をどこまで小さくするかは「既定の解像度」の設定で決まり、Word・Excelでは多くの場合220 ppi、PowerPoint 2016以降では「高品質」が初期値です。「高品質」の場合、画像はほとんど圧縮されずに保存されます。

ここでいうppiは、資料上に配置している大きさ1インチあたりのピクセル数です。たとえば幅10cm（約3.9インチ）で配置している画像を150 ppiで圧縮すると、幅はおよそ590ピクセルに縮小されます。「図の圧縮」は表示サイズに対して多すぎるピクセルを削る機能なので、小さく表示している画像ほど容量が大きく減ります。

逆に、圧縮したあとで画像を大きく表示し直すと粗く見えます。圧縮は、レイアウトがほぼ固まってから行うのがおすすめです。

Windows版のExcel・PowerPoint・Wordでは、同じ手順で画像を圧縮できます。以下はMicrosoft 365やOffice 2021・2024の画面での手順です。Office 2019以前では、タブの名前が「図ツール」の「書式」になっています。

1. 圧縮したい画像をクリックして選択します。
2. リボンに表示される「図の形式」タブの「調整」グループにある「図の圧縮」をクリックします。画面の幅が狭いと、ボタンがアイコンだけで表示されることがあります。
3. 「画像の圧縮」ダイアログの「圧縮オプション」で、選んだ画像だけを圧縮するなら「この画像だけに適用する」をオンに、ファイル内のすべての画像をまとめて圧縮するならオフにします。
4. トリミングした画像がある場合は、「図のトリミング部分を削除する」をオンにします。
5. 「解像度」で用途に合った解像度（例：Web (150 ppi)）を選び、「OK」をクリックします。
6. ファイルを上書き保存し、エクスプローラーなどで容量が小さくなったことを確認します。

Mac版のOfficeも考え方は同じですが、メニューの名前や場所が少し異なり、アプリやバージョンによっても表記が変わります。手順の中の名前が見当たらない場合は、似た名前の項目を探してください。

1. 圧縮したい画像を選択します。複数の画像を選ぶときは、Shiftキーを押しながらクリックします。
2. 「図の書式設定」タブ（バージョンによっては「図の形式」タブ）の「図の圧縮」をクリックします。ファイル内のすべての画像をまとめて圧縮したい場合は、画面上部の「ファイル」メニューから「図の圧縮」（バージョンによっては「画像の圧縮」や「ファイルサイズの圧縮」）を選びます。
3. 「画質」のメニューから解像度を選びます。上にあるほど高画質で、下に行くほど容量が小さくなります。
4. トリミングした画像があれば「図のトリミング部分を削除する」をオンにし、「選択した画像のみ」か「このファイル内のすべての画像」を選んで（表記はバージョンによって異なります）、「OK」をクリックします。

「図の圧縮」で選べる解像度は下の表のとおりです。どれを選ぶかは、資料を画面で見せるのか、印刷するのか、メールで送るのかで決めます。

画面で見せるだけならWeb (150 ppi)で十分で、プロジェクターやオンライン会議の画面共有でも粗さはほとんど目立ちません。印刷する資料は印刷用 (220 ppi)以上、とにかく容量を優先してメールで送るなら電子メール用 (96 ppi)を選びます。96 ppiの場合、受け取った人が画像を拡大すると粗さがわかる点に注意してください。

元の画像の解像度がすでに低い場合は、それより高い選択肢を選べない（グレー表示になる）ことがあります。

Officeで画像をトリミングしても、切り取った部分のデータはファイルの中に残っています。あとからトリミング範囲を広げ直せるようにするためです。「図のトリミング部分を削除する」をオンにして圧縮すると、この見えない部分が削除され、そのぶん容量が減ります。

削除したトリミング部分は、ファイルを保存したあとでは元に戻せません。あとでトリミングをやり直す可能性がある画像はオフにしておくか、元の画像ファイルを別に保管しておきましょう。

明るさの調整やアート効果などを加えた画像では、Officeは「図のリセット」で元に戻せるように、編集前のデータも保存しています。「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」の「イメージのサイズと画質」で「編集データを破棄する」をオンにすると、このデータが削除されて容量が減ります。その代わり、編集を取り消したいときは画像を挿入し直す必要があります。

画像を貼るたびに圧縮するのが面倒なら、「既定の解像度」を変えておくと、保存時にその解像度で自動的に圧縮されます。反対に、画像が粗くなって困る場合は、ここで「高品質」を選ぶか「ファイル内のイメージを圧縮しない」をオンにします。以下はWindows版の手順です。

1. 「ファイル」タブ→「オプション」→「詳細設定」を開きます。
2. 「イメージのサイズと画質」の右にあるリストで、設定を変更するファイルを選びます。これから作る新しいファイルすべてに適用したい場合は、リストから新規ファイル用の項目を選びます（表記はアプリによって異なります）。
3. 「既定の解像度」で解像度を選びます。画面で使う資料ならWeb (150 ppi)、印刷するなら印刷用 (220 ppi)が目安です。
4. 「ファイル内のイメージを圧縮しない」がオンになっている場合はオフにして「OK」をクリックし、ファイルを保存します。

エクセルは、報告書や点検記録、見積書などに写真をたくさん貼ることが多く、ファイルが重くなりがちです。「図の圧縮」の手順はPowerPoint・Wordと同じで、「この画像だけに適用する」をオフにすれば、ブックの中の画像をまとめて圧縮できます。

写真を貼る表では、セルに合わせて画像をかなり小さく表示していることが多いため、Web (150 ppi)や電子メール用 (96 ppi)でも見た目はほとんど変わらず、容量を大きく減らせます。印刷して提出する書類なら、印刷用 (220 ppi)にしておきましょう。

画面のスクリーンショットを貼り付けた画像は、多くの場合PNG形式で保存されます。スクリーンショットは文字がくっきり見えることが大切なので、解像度を下げすぎると文字がにじみます。容量が気になるときは、貼る範囲を必要な部分だけに絞るのが効果的です。

何十枚も写真を貼る場合は、挿入する前に画像をまとめて圧縮しておくと、作業中のファイルも軽く保てます。

「図の圧縮」は便利ですが、指定できるのは解像度だけで、「ファイル全体を10MB以下に」「1枚500KB以下に」といった容量の指定はできません。また、ブラウザ版のMicrosoft 365では使えず、デスクトップ版のOfficeアプリだけの機能です。次のような場合は、画像を資料に貼る前に圧縮しておくほうが確実です。

写真が多い資料：スマホで撮った写真を長辺2560px・500KB以下のJPGにそろえてから貼れば、20枚貼っても画像の合計は10MB程度に収まります。スライド全面に表示しても、画面で見る分には十分な画質です。

スクリーンショットや図：透過や文字のくっきり感を残したい画像はPNGのまま貼り、「図の圧縮」で解像度を下げるのが無難です。写真がPNGで保存されている場合は、JPG圧縮でJPGに変えるだけで大幅に小さくなります。

社外秘の資料：FormShrinkは画像をブラウザの中だけで処理し、サーバーにアップロードしません。圧縮後の画像には位置情報などのメタデータ（EXIF）も含まれないため、スマホで撮った写真を社外向けの資料に使うときにも向いています。

1. 画像を500KB以下に圧縮するページを開き、資料に使う写真を追加します（1回に最大10枚、1枚50MBまで）。
2. 「画像を圧縮」を押し、容量とプレビューを確認して「すべてダウンロード」で保存します。
3. Officeの「挿入」タブ→「画像」→「このデバイス」から、圧縮した画像を挿入します。すでに貼ってある画像は、右クリックして「図の変更」から差し替えると、位置や大きさを保ったまま入れ替えられます。