PPT 용량 줄이기: 파워포인트·워드·엑셀 그림 압축 방법

윈도우용 PowerPoint에서는 그림을 선택하면 나타나는 ‘그림 서식’ 탭에서 압축합니다. Office 2016·2019 같은 이전 버전에서는 ‘그림 도구’ 아래의 ‘서식’ 탭으로 표시됩니다. 그림을 한 장만 선택해도 옵션 하나로 파일 안의 모든 그림을 한꺼번에 압축할 수 있습니다.

1. 작업 전에 원본 PPT 파일을 복사해 둡니다. 압축하고 저장한 뒤에는 원래 해상도로 되돌릴 수 없습니다.
2. 슬라이드에서 그림 하나를 클릭해 선택합니다.
3. ‘그림 서식’ 탭의 ‘조정’ 그룹에서 ‘그림 압축’을 누릅니다.
4. 파일 안의 모든 그림을 압축하려면 ‘이 그림에만 적용’의 체크를 해제합니다.
5. 자르기로 가려 둔 부분까지 지우려면 ‘잘려진 그림 영역 삭제’를 체크합니다.
6. ‘해상도’에서 용도에 맞는 값을 고르고 ‘확인’을 누릅니다.
7. 파일을 저장합니다. 저장해야 실제 파일 용량이 줄어듭니다.

맥용 PowerPoint는 메뉴 위치가 조금 다릅니다. 파일 전체의 그림을 한 번에 줄일 때는 메뉴 막대의 ‘파일’에서, 특정 그림만 줄일 때는 리본 탭에서 시작합니다. 이전 버전에서는 ‘파일’ 메뉴의 항목 이름이 ‘파일 크기 줄이기’로 되어 있기도 합니다.

1. 메뉴 막대에서 ‘파일 > 그림 압축’을 선택합니다. 특정 그림만 압축하려면 Shift 키를 누른 채 그림을 고른 뒤 ‘그림 서식’(버전에 따라 ‘그림 형식’) 탭의 ‘그림 압축’을 누릅니다.
2. ‘사진 품질’ 목록에서 해상도를 고릅니다. 목록 위쪽일수록 해상도가 높고 용량도 큽니다.
3. 자른 부분을 지우려면 ‘잘려진 그림 영역 삭제’를 체크합니다.
4. ‘이 파일의 모든 그림’과 ‘선택한 그림만’ 중에서 적용 범위를 고르고 ‘확인’을 누른 뒤 저장합니다.

‘그림 압축’은 PowerPoint만의 기능이 아니라 Word와 Excel에도 똑같이 들어 있습니다. 그림을 선택하면 나타나는 ‘그림 서식’ 탭 → ‘조정’ 그룹 → ‘그림 압축’ 순서도, 대화 상자의 옵션도 같습니다. 맥에서도 ‘파일 > 그림 압축’으로 문서의 그림을 한꺼번에 압축할 수 있습니다.

Word 보고서는 A4 본문 폭이 16cm 안팎이라, 사진을 본문 폭에 맞춰 넣는다면 ‘인쇄(220ppi)’로 압축해도 가로 1,400px 정도만 남습니다. 휴대폰 사진은 가로가 4000px 안팎인 경우가 많으니, 사진을 많이 넣은 Word 문서일수록 압축 효과가 큽니다.

Excel은 사진 대장이나 견적서처럼 셀 옆에 사진을 작게 넣는 경우가 많습니다. 그림이 작게 표시될수록 같은 ppi에서 남는 픽셀도 적어지므로, ‘웹(150ppi)’이나 ‘전자 메일(96ppi)’로 압축해도 화면에서 보기에는 충분한 경우가 많습니다.

그림을 다 넣은 뒤 저장하면서 한 번에 압축하는 방법도 있습니다. 윈도우에서 ‘파일 > 다른 이름으로 저장 > 찾아보기’로 저장 창을 열고, ‘저장’ 버튼 옆의 ‘도구’ 메뉴에서 ‘그림 압축’을 고르면 문서의 모든 그림에 같은 설정이 적용됩니다.

‘해상도’ 옵션의 ppi는 그림이 슬라이드나 페이지에 표시되는 크기 1인치당 픽셀 수입니다. 같은 사진이라도 슬라이드 전체를 채우면 픽셀이 많이 남고, 작게 넣으면 적게 남습니다. 아래 표는 그림을 폭 가득 채웠을 때 옵션별로 남는 대략적인 가로 픽셀 수입니다.

그림의 현재 해상도가 이미 옵션보다 낮으면 그 옵션은 흐리게 표시되어 고를 수 없습니다. ‘기본 해상도 사용’을 고르면 파일 옵션에 정해 둔 기본 해상도로 압축합니다.

Office에서 그림을 자르면 잘린 부분은 화면에서만 가려질 뿐 파일 안에는 그대로 남아 있습니다. 나중에 자르기를 다시 조정할 수 있게 하기 위해서입니다. ‘잘려진 그림 영역 삭제’를 체크하고 압축하면 이 숨은 부분을 실제로 지워 용량을 줄입니다. 버전에 따라 ‘잘린 그림 영역 삭제’로 표시되기도 합니다.

사진의 일부만 크게 잘라 쓴 경우라면 효과가 큽니다. 예를 들어 단체 사진에서 한 사람만 잘라 넣었다면, 원본 사진의 대부분이 보이지 않는 채로 파일에 들어 있는 셈입니다.

대신 한 번 지우고 저장하면 자르기를 풀어도 잘린 부분이 돌아오지 않습니다. 발표 직전까지 구도를 바꿀 수 있는 자료라면 이 옵션은 마지막에 한 번만 쓰고, 원본 사진은 따로 보관해 두세요.

‘파일의 이미지 압축 안 함’이 꺼져 있으면 Office는 파일을 저장할 때 그림을 ‘기본 해상도’에 맞춰 자동으로 압축합니다. 기본값은 버전에 따라 220ppi이거나 ‘고화질’(해상도를 낮추지 않음)로 되어 있어서, 사진을 많이 넣는 문서라면 이 값을 미리 낮춰 두는 것만으로 매번 ‘그림 압축’을 누르지 않아도 됩니다.

아래는 윈도우용 Office 기준입니다. 이 설정은 앱마다 따로 있으므로 PowerPoint, Word, Excel에서 각각 바꿔야 합니다.

1. ‘파일 > 옵션’을 열고 왼쪽 목록에서 ‘고급’을 선택합니다.
2. ‘이미지 크기 및 품질’ 항목을 찾고, 옆의 목록에서 지금 열린 파일에만 적용할지 앞으로 만드는 모든 새 파일에 적용할지 고릅니다.
3. ‘파일의 이미지 압축 안 함’의 체크를 해제합니다. 이 항목이 체크되어 있으면 저장할 때 자동 압축이 일어나지 않습니다.
4. ‘기본 해상도’에서 220ppi나 150ppi처럼 원하는 값을 고릅니다.
5. 필요하면 ‘편집 데이터 삭제’(버전에 따라 ‘편집 데이터 취소’)도 체크합니다. 밝기·색 보정 같은 편집 전 상태로 되돌리는 데 쓰는 데이터를 지워 용량이 더 줄어들지만, 편집 전 그림으로는 되돌릴 수 없게 됩니다.
6. ‘확인’을 누르고 파일을 다시 저장합니다.

Office의 ‘그림 압축’은 문서 안에서 바로 쓸 수 있어 편리하지만, 다음과 같은 경우에는 사진을 넣기 전에 미리 줄여 두는 편이 낫습니다.

사진을 수십 장 넣을 때: 원본 사진을 그대로 넣으면 파일이 무거워져 편집과 저장이 느려지기 쉽습니다. 처음부터 줄인 사진을 넣으면 작업하는 동안 내내 가볍습니다.

여러 프로그램에서 같은 사진을 쓸 때: 한글(HWP), 구글 프레젠테이션, 키노트는 Office와 메뉴·압축 방식이 달라 결과를 예상하기 어렵습니다. 미리 줄인 사진을 쓰면 어느 프로그램에 넣어도 용량이 비슷하게 나옵니다.

제출 한도가 정해져 있을 때: 과제나 입찰 서류처럼 ‘파일당 OOMB 이하’ 조건이 있다면, 사진 한 장당 용량을 정해 두고 줄여야 전체 용량을 미리 계산할 수 있습니다. 예를 들어 사진 20장을 500KB씩 넣으면 사진만으로 약 10MB입니다.

화면 캡처가 많을 때: 글자가 있는 캡처를 JPG로 바꾸면 글자 주변이 번져 보이기 쉽습니다. 캡처는 PNG 그대로 넣고, ‘그림 압축’으로 해상도만 낮추는 편이 선명합니다.

FormShrink는 브라우저 안에서 사진을 한 번에 10장씩 줄이고, 파일이 서버로 올라가지 않아 사내 자료에 들어갈 사진에도 부담 없이 쓸 수 있습니다. 슬라이드 전체를 채우는 사진이라면 사진 500KB 이하로 줄이기(긴 변 2560px)가, 크게 인쇄할 사진이라면 사진 1MB 이하로 줄이기(긴 변 4096px)가 알맞습니다.